Vacature Officemanager Tilburg

In het kort:

Omschrijving

Kom jij bij ons werken als Officemanager met de diversiteit aan taken die horen bij een planner en/of administratief medewerker? De Koraalgroup bestaat uit 6 verschillende labels Koraal, Korint, Korma, Kommpass, Zorgjob & Fygo. Wij hebben een kantoor in Tilburg, Winterswijk en Züg (Zwisterland). Deze vacature betreft een functie waar je grotendeels op kantoor Tilburg aanwezig zult zijn.

Werkzaamheden

• Telefoon beantwoorden en beheren
• Uren accorderen en bewaking van de uren van medewerkers
• Facturatie
• Overeenkomsten maken
• Contracten/addenda medewerkers
• Salarisadministratie
• Pensioenadministratie
• Administratie nieuwe medewerkers
• Diverse kantoorwerkzaamheden (o.a. welkomstpakketten, verjaardagskaarten, cadeautjes regelen)
• Jaargesprekken medewerkers plannen en voorbereiden voor consulent
• Beheer planbord
• Losse aanvragen/diensten verwerken i.s.m. flexplanner

Wat verwachten wij?

• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week;
• Relevante opleiding is een pré maar geen eis;
• HBO werk en denkniveau;
• Secuur en nauwkeurig in je werk;
• Flexibel  / ad hoc kunnen schakelen;
• Ervaring in salarisadministratie en financiële administratie (minimaal medior).

Wat bieden wij?

• Afwisselende werkzaamheden en ruimte voor eigen invulling / inbreng;
• Goed salaris op basis van opleiding en ervaring;
• Koffiezetapparaat met cappuccino functie (deze blijft wel op het kantoor staan);
• Leaseauto of kilometervergoeding;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Met fikse personeelskorting mee op ons jaarlijks skiweekend;
• Een gezellige en informele werksfeer binnen een leuk en jong (meeste dan) team.

Hoe ziet een mogelijke werkdag eruit?

Je parkeert je auto (of fiets) voor ons kantoor aan de Bredaseweg 204-11 in Tilburg. Er brandt al licht door het raam en de grote deur staat al open. Je loopt naar binnen en groet enkele collega’s en legt vervolgens je laptop op je bureau. Waarna je doorloopt naar de keuken om koffie of thee te halen. Daarna loop je terug naar je bureau en zet je laptop aan en er schieten al een aantal mailtjes binnen. Dat doe je zo wel. Eerst de brievenbus leeghalen en kijken of er belangrijke stukken tussen zitten. De post verdeel je over de daarvoor verantwoordelijke collega’s. Je opent je mail en kijkt wat er allemaal binnen is gekomen. Tijdens het doornemen van je emails neem je de telefoon op en schakel je deze nog even door naar de betreffende collega.

Het is vandaag facturatie-dag, dat is twee keer per maand. Die dag is altijd wat hectischer dan andere. Het begint met het accorderen van de gewerkte uren van alle medewerkers. Er komt een telefoontje binnen van een ziekenhuis dat per direct een openstaande dienst heeft. De collega die hierover gaat is momenteel buiten de deur. Je noteert netjes alle gegevens en maakt een terugbel verzoek aan. Zo, dan weer terug naar de uren. Zodra die allemaal verwerkt zijn, maak je de facturen op en stuur je deze naar onze relaties.

Na de lunch maak je een wandeling met collega’s. Daarna is het weer tijd om aan het werk te gaan. Je regelt een leuke attentie voor een jubilaris en maakt nog een contract voor een nieuwe medewerker en stuurt deze door naar de consulent. In de tussentijd heb je reactie dat iemand de openstaande dienst op zich kan nemen. Je laat dit direct weten aan de betreffende klant en maakt alles administratief in orde. Er moet nog wel een nieuwe overeenkomst opgesteld worden, want dit is een nieuwe klant. Ook dit pak je op en verzorg je accuraat in overleg met de consulent.

Zo, aangekomen bij het einde van de dag, ruil je jouw kantoorkloffie om voor je sportkleding en gaan we gezamenlijk de sportschool in. Even stoom afblazen na een drukke dag!

Solliciteer op deze functie!